Regulamin prowadzenia monitoringu wizyjnego w zasobach

Spółdzielni Mieszkaniowej „Bieńczyce” w Krakowie

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 15.12.2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych z późniejszymi zmianami,
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny,
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
• Statut Spółdzielni Mieszkaniowej „Bieńczyce”.

Słowniczek

Ilekroć w treści Regulaminu użyte zostały poniższe określenia, mają one następujące znaczenie:

1. Administrator – zwany również ,,Administratorem danych”, czyli Spółdzielnia Mieszkaniowa „Bieńczyce”
2. Dane osobowe – wszelkie informacje, które pozwalają pośrednio lub bezpośrednio zidentyfikować osobę fizyczną poprzez jeden lub kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym imię i nazwisko, IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy (login), informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
3. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016r.
   w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych).
4. Regulamin - poniższy Regulamin funkcjonowania monitoringu wizyjnego.
5. Monitoring wizyjny - system środków technicznych umożliwiający rejestrację obrazu.

§ 1

Zakres i cel stosowania monitoringu

1. Regulamin określa cel, zasady i zakres funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego
   w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej „Bieńczyce” w Krakowie (dalej Spółdzielnia),
   w tym w szczególności zasady rejestracji obrazu i zapisu danych oraz sposób ich zabezpieczenia, a także możliwości udostępniania zgromadzonych danych o zdarzeniach.
2. Celem funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej „Bieńczyce” jest :
   • podnoszenie poziomu bezpieczeństwa mieszkańców na terenie zarządzanym przez Spółdzielnię w nieruchomościach wspólnych nieruchomości, tym w szczególności: wejścia do klatek schodowych, windy, korytarze, chodniki, parkingi, place zabaw, altany śmietnikowe.

• gromadzenie materiału dowodowego ewentualnych naruszeń, w tym zapobieganiu wandalizmowi.

3. Administratorem danych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „Bieńczyce”.
4. Administratorem urządzeń monitoringu wizyjnego jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „Bieńczyce”.
5. Jedynym uprawnionym do montażu urządzeń służących do monitorowania w obrębie budynków i terenów zewnętrznych stanowiących części wspólne jest Spółdzielnia. Spółdzielnia nie wyraża zgody na montaż prywatnych kamer ze względu na poszanowanie prawa do prywatności osób zamieszkujących nieruchomość.

§ 2

Zakres techniczny i organizacyjny monitoringu

1. Systemem monitoringu wizyjnego objęte są tereny i budynki zarządzane przez Spółdzielnię, co wypełnia cel działalności określony w § 5 ust 2 pkt 11 statutu Spółdzielni[1].
2. System monitoringu wizyjnego działa nieprzerwanie -całodobowo i składa się z kamer, rejestratorów wielokanałowych (urządzeniach rejestrujących i zapisujących obraz na nośniku fizycznym) oraz wzajemnych połączeń sieciowych.
3. Systemem monitoringu wizyjnego gromadzi dane: zapis filmowy obrazu (bez ścieżki dźwiękowej) zarejestrowanego zdarzenia w czasie rzeczywistym z uwzględnieniem dat, godzin, minut i sekund
4. Systemem monitoringu wizyjnego nie obejmuje swoim zasięgiem części prywatnych,
   w tym w szczególności: okien, drzwi bądź balkonów.
5. Administrator nie stosuje atrap kamer.
6. Zapis danych z systemu monitoringu wizyjnego jest rejestrowany na rejestratorach chronologicznie w pętli i przechowywany w czasie wynikającym z wielości zainstalowanego w danym rejestratorze nośnika danych, nie dłużej niż 90 dni.
7. W związku ze złożonymi wnioskami o zabezpieczenie zapisu z monitoringu podgląd i przeglądanie zapisanych danych i tworzenie kopii wybranego fragmentu wykonują upoważnieni pracownicy Spółdzielni w ramach czasu pracy.
8. Elementy systemu monitoringu wizyjnego w miarę konieczności i możliwości finansowych są udoskonalane, wymieniane, rozszerzane.
9. Budynki objęte monitoringiem wizyjnym są oznakowane stosownymi tabliczkami informacyjnymi, w tym klauzulą informacyjną, że Spółdzielnia przetwarza dane osobowe pochodzące z systemu monitoringu wizyjnego.
10. Obraz z systemu monitoringu wizyjnego nie jest śledzony na bieżąco przez pracowników Spółdzielni.
11. System monitoringu wizyjnego nie posiada automatycznego sygnalizowania
    o występujących usterkach powodujących czasowy brak nagrania.

§ 3

Zasady wykonywania kopii danych i udostępniania danych z systemu monitoringu wizyjnego.

1. Okres zachowania zapisanych danych na nośnikach wynosi od 7 dni do wyczerpania pamięci dyskowej i uzależniony jest od pojemności dysków poszczególnych rejestratorów, ilości i rodzaju podłączonych kamer. Nagrania ulegają automatycznemu usunięciu poprzez nadpisanie nowych danych na urządzeniu rejestrującym obraz.
2. Przeglądanie lub kopiowane danych zapisanych w rejestratorach na nośniku danych dokonywane jest tylko w przypadku otrzymania zgłoszenia i wniosku dot. zaistnienia zdarzenia oraz określenia dokładnego miejsca i prawdopodobnego zakresu czasowego zaistnienia zdarzenia.
3. Zapis z systemu monitoringu może być udostępniony na wniosek upoważnionych podmiotów lub organów zajmujących się zwalczaniem i zapobieganiem przestępczości, w zakresie prowadzonych spraw czy postępowań, w tym
   w szczególności: Policja, Sądy, Prokuratura, ABW, Straż Miejska, ale także podmioty uprawnione do tego na podstawie odrębnych przepisów, np. firmy ubezpieczeniowe.
4. Istnieje również możliwość zabezpieczenia nagrania na wniosek osoby
   w przypadku uszkodzenia samochodu lub innego wypadku losowego.
5. Wniosek należy złożyć w możliwie najszybszym terminie, w którym zdarzenie mogło zostać zarejestrowane przez monitoring wizyjny. Wzór wniosku stanowi Załącznik
   nr 1 do niniejszego Regulaminu.
6. Wysłanie wniosku o zabezpieczenie nagrania z dużą zwłoką nie gwarantuje zabezpieczenia nagrania ze zdarzenia.
7. Wnioski, o których mowa powyżej muszą zwierać:

• pełne dane podmiotu, który zwraca się o udostępnienie oraz datę powstania wniosku,
• podpis osoby upoważnionej do działania w imieniu podmiotu wnioskującego
  o udostępnienie zapisu z monitoringu,
• uzasadnienie wniosku z określonym celem udostępnienia zapisu z monitoringu,
• opis zdarzenia, którego dotyczy wniosek z określeniem miejsca, daty
  i przybliżonego czasu;
• szczegółową podstawę prawną (akt prawny i wskazane artykuły lub paragrafy, stanowiące podstawę do udostępnienia zapisu z monitoringu).

8. Wnioski można przysyłać drogą pocztową, drogą elektroniczną w formie pisma lub skanogramu podpisanego przez upoważnioną osobę.
9. Kopia nagrania z monitoringu wizyjnego stworzona na pisemny wniosek osoby zainteresowanej zostaje zabezpieczona na okres nie dłuższy niż 3 miesiące
   i udostępniana jest jedynie uprawnionym instytucjom. W przypadku bezczynności uprawnionych instytucji przez okres 3 miesięcy kopia podlega fizycznemu zniszczeniu.
10. W uzasadnionych przypadkach na podstawie wniosków uprawionych organów, gdy zachodzi prawdopodobieństwo, że urządzenia monitoringu wizyjnego zarejestrowały zdarzenie związane z naruszeniem bezpieczeństwa osób i mienia wykonuje się kopię danych, a okres przechowywania zarchiwizowanych danych może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do zakończenia postępowania, którego przedmiotem jest zdarzenie zarejestrowane przez monitoring wizyjny.
11. Dostęp do przeglądania systemu monitoringu wizyjnego posiadają wyłącznie upoważnieni pracownicy Spółdzielni.
12. Spółdzielnia nie bierze odpowiedzialności za brak nagrania ze zdarzenia w przypadku czasowej awarii lub niesprawności urządzeń systemu monitoringu, oraz
    w przypadku, jeżeli zdarzenie nie było w zasięgu systemu monitoringu.
13. Dane zapisane na nośnikach nie stanowią informacji publicznej i nie podlegają udostępnieniu w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.

§ 4

Ochrona danych osobowych

1. W związku z funkcjonowaniem systemu monitoringu wizyjnego, w siedzibie oraz zasobach zarządzanych przez Spółdzielnię dochodzi do przetwarzania danych osobowych, w postaci utrwalonego na nagraniach wizerunku osób. Administratorem tych danych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „Bieńczyce” .
2. Spółdzielnia realizuje obowiązki Administratora w zakresie ochrony danych osobowych
   w związku ze stosowanym systemem monitoringu wizyjnego poprzez:
3. opracowanie i wdrożenie procedur ochrony danych osobowych;
4. umieszczenie czytelnych i widocznych informacji o stosowaniu monitoringu wizyjnego w miejscach jego stosowania.

§ 5

Zmiany w niniejszym regulaminie

1. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Regulaminem decyzje podejmuje Zarząd Spółdzielni.
2. Wszelkie zmiany do Regulaminu wprowadzane są przez Zarząd Spółdzielni w sposób
   w niej przyjęty.

§ 6

1. Regulamin został uchwalony przez Radę Nadzorczą Spółdzielni w dniu 11 lutego 2025r. Uchwałą nr 4/2/XI/2025 i wchodzi w życie od dnia uchwalenia.

[1]przedmiot działalności Spółdzielnia realizuje poprzez podnoszenie poziomu bezpieczeństwa mieszkańców poprzez ciągłą rejestrację obrazu z kamer monitorujących otoczenie budynków mieszkalnych.

Pliki do pobrania:

Plik	Rozmiar
Klauzula informacyjna dot. Monitoringu SM Bieńczyce.pdf	34 kB
Regulamin monitoringu w zasobach SMB uchwalony 11.02.2025.pdf	61 kB
Wniosek o zabezpieczenie nagrania z monitoringu - Załącznik nr 1.pdf	20 kB